Sådan optimerer du bundlinjen med 20-30 pct

Value Streaming Mapping (VSM) er en optimeringsmetode, der går ud på at minimere den spildtid, der produceres i virksomheden. Det vil sige tid, der ikke skaber værdi, og dermed blot er rene omkostninger.

"Det handler om at skabe overblik over de processer, der er i virksomheden. Man kan selvfølgelig ikke ændre alle processer på én gang. Men bare ved at ændre én proces, kan man faktisk spare så meget tid, at det går direkte ned og påvirker bundlinjen," siger konsulent i GRAKOM, Anders Hegnet.

Anders Hegnet har arbejdet med procesoptimering i flere år og er lige nu ved at hjælpe flere GRAKOM-medlemmer med at gennemgå både produktionsprocesser og administrative processer med henblik på at nedbringe den tid og de processer, der ikke øger værdien af produktionen, men som uvægerligt sniger sig ind i en virksomhed gennem årene, med mindre man gør noget aktivt for at undgå det.

"Det er selvfølgelig forskelligt, hvad en virksomhed kan få ud af at gennemgå sine processer, men jeg tør godt lægge hovedet på blokken på, at man kan optimere med 20-30 pct. ved at gøre tingene på en mere effektiv måde,« siger Anders Hegnet.

Ikke særligt sexet
Anders Hegnet erkender, at ordene Value Stream Mapping, processer og optimering ikke lyder særlig sexede. Faktisk lyder det kedeligt, men når det kommer til stykket, handler det i sidste ende om mennesker og arbejdstilfredshed. Og heldigvis hænger det også sammen med en bedre bundlinje.

"Value Stream Mapping skaber et bedre overblik. Det kan godt være, at en medarbejder gør en ting på den mest hensigtsmæssige måde, set ud fra dennes synspunkt, men hvis vi kigger på hele arbejdsprocessen, fra fx et produkt transporteres ind til virksomheden, og til det ender ude hos kunden, så kan der gennem tiden være indarbejdet forskellige rutiner, som efterhånden ikke længere er hensigtsmæssige, og når det går op for folk, så er de helt indstillede på at gøre tingene anderledes,« siger Anders Hegnet.

Netop fordi det handler om medarbejderne, er det alfa og omega, at de bliver inddraget så hurtigt som muligt og bliver orienteret om, hvad der foregår, hvorfor det foregår, og hvad formålet er.

"Det er ekstremt vigtigt, for i sidste ende er det medarbejderne, der skal arbejde med forandringen. Og så er det vigtigt, at ledelsen selv går forrest i en forandringsproces og er meget tydelig undervejs,« siger Anders Hegnet.

Ekstra gevinst: Bedre samarbejde
Når man laver en VSM for hele virksomheden, er det typisk de forskellige produktionsled, der går sammen om at kigge på processerne sammen med konsulenten.

"Det er en rigtig god øvelse, fordi man får nogle aha-oplevelser i forhold til, hvad de andre laver, og hvad der er vigtigt for dem. Det giver et godt fælles afsæt for det videre arbejde og for et forbedret samarbejde,« siger
Anders Hegnet.

Der kom en bulldog
Når Anders Hegnet tager ud og besøger virksomheder for at fortælle om Value Stream Mapping-metoden, skal der ofte puffes lidt til lederne, for der er tit mange undskyldninger for ikke at komme i gang, selvom de godt kan se fordelene i at få spildtid ændret til værdiskabende arbejde. Det kan fx være, at virksomhedslederen er bange for, at det koster for mange ressourcer – både tid og penge – og så kan det være svært at se, hvor man skal få tiden fra i en travl hverdag. Der er også dem, der har lidt svært ved selv at skulle drive forandringsprocessen og at være den, der hele tiden kommunikerer til medarbejderne.

"Derfor tilbyder GRAKOM at hjælpe til der, hvor lederen ikke selv har tid eller ressourcer til at gå forrest, og som konsulent laver vi en del af arbejdet, inkl. at søge økonomisk støtte til projektet. Men man kan ikke undgå,
at ledelsen også skal investere tid i projektet undervejs," siger Anders Hegnet.

Inderst inde ved virksomhedslederne godt, at en procesgennemgang kan være tiltrængt. Derfor er det heller ikke svært at overbevise dem om, at resultatet ender med en forbedret bundlinje og glade og tilfredse medarbejdere. Den største udfordring er selve opfølgningsdelen, fortæller Anders Hegnet.

"Når jeg som konsulent har afleveret en rapport med de procedurer, der skal ændres, og det er godkendt af ledelsen, så laver jeg en handlingsplan, der viser, hvad ledelsen og medarbejderne selv skal gøre. Her kan jeg godt opleve, at der ikke altid er sket det, der er aftalt, når jeg kontakter dem nogle uger efter,« siger han og fortsætter smilende: 

"Men så kommer bulldoggen op i mig, og jeg skubber på, indtil de gør det, vi har aftalt, og selvom det egentlig ikke er med i konsulentaftalen, ringer jeg løbende op og tjekker, at de kommer videre. Processen skal ud at arbejde og ikke ligge og samle støv."

7 FORMER FOR SPILD
1. UNØDVENDIGE BEVÆGELSER
2. VENTETID
3. TRANSPORT
4. LAGER
5. FEJL
6. UHENSIGTSMÆSSIGE PROCESSER
7. OVERPRODUKTION

FAKTA
VSM er en kortlægning af værdistrømmene i virksomheden med fokus på spild. Spild kan være flere ting såsom lagertid, transporttid, omstillingstid, tid på administration etc. Når man starter en optimeringsproces, kan man gøre det på flere måder. En mulighed for at få et overblik over de forskellige processer er at tegne dem op på en tavle, så man kan udvælge den eller de processer, der ’spilder mest’. Derefter finder man ud af,
hvor lang tid de enkelte processer tager. Det kan gøres helt simpelt med et stopur, alternativt med en vurdering fra medarbejderne. Det kan fx være, hvor lang tid det tager at producere en vare fra lager til en bestemt
produktionslinje til færdiggørelse til levering. Mens produktion af varer skaber værdi, kan transport være en proces, der ikke skaber værdi. Lagertid og ventetid kan også være processer, der ikke skaber
værdi, så det er processer, hvor det er meget vigtigt at minimere spildtiden. Når man har kortlagt processerne, laver man et fremtidigt forløb, hvor man kan se, hvordan produktionsvejene ser ud, når man har minimeret spildtiden.

Artiklen blev først udgivet i GRAKOMs medlemsblad i september 2020.