Sådan klarer Kailow ESG-arbejdet uden en intern afdeling

Hvordan holder man styr på ny lovgivning, certificeringer og dokumentation, når man ikke har en hel intern ESG-afdeling?

Det spørgsmål kender Kailow. Trykkeriet har omkring 30 medarbejdere, og ESG-arbejdet er en del af den daglige drift på tværs af virksomheden, mens salgschef og partner Bjørn Buch Pallesen har det administrative ansvar for driften og vedligeholdelsen for området. Han trækker på GRAKOMs ESG-eksperter, når reglerne skal fortolkes, kravene er omfattende, eller et audit nærmer sig.

”Vi er ikke jurister. Vi er produktionsfolk. Derfor har GRAKOM hjulpet med at omforme lovgivningen til, hvordan vi skal bruge den i praksis. Hver gang vi bliver auditeret, er der noget, vi kan gøre bedre, og der er masser af styringer, som hele tiden skal opdateres,” siger Bjørn Buch Pallesen.

GRAKOM har hjulpet Kailow med miljøarbejdet gennem 20 år. Samarbejdet har bl.a. omfattet Svanemærket, FSC og ISO-certificeringer samt nye krav fra Danmark og EU.

Fra lovtekst til produktionshverdag

Kailow har gennem årene opbygget en omfattende håndbog med procedurer for bl.a. miljø, kvalitet, arbejdsmiljø og samfundsansvar. Den bliver løbende opdateret, når lovgivningen ændrer sig, eller certificeringerne stiller nye krav.

Da Bjørn Buch Pallesen overtog det administrative ansvar for ESG-området for tre år siden, fulgte arbejdet med håndbogen og procedurerne med. De var gennem årene bygget op med hjælp fra GRAKOM.

I dag står Kailow selv for den praktiske vedligeholdelse. GRAKOM følger udviklingen i regler og krav og gør opmærksom på, hvor og hvornår Kailow skal reagere.

”Hvis jeg selv skulle læse alt det, vi skal forholde os til, ville det tage alt for lang tid. Det er godt at have GRAKOM i baghånden, som kan informere os om ny lovgivning og pinpointe, hvor i håndbogen vi skal opdatere,” siger han.

Kontakten med GRAKOM følger behovet. Der er især dialog op til eksterne audits og i forbindelse med klimaregnskabet. GRAKOM hjælper også med dokumentationen til bl.a. Svanemærket og FSC.

”Vi håndterer selv den løbende drift og vedligeholdelse, mens vi bruger GRAKOM, når vi har brug for særlig viden eller sparring. Tidligere stod GRAKOM for hele vedligeholdelsen. I dag varetager vi selv en større del af arbejdet med løbende hjælp fra GRAKOM,” siger Bjørn Buch Pallesen.

Dokumentation, som kunderne kan stole på

Kailow blev svanemærket helt tilbage i 1998 og har siden fåret en række certificeringer inden for kvalitet, miljø, arbejdsmiljø og samfundsansvar. Miljøhensyn har længe været en del af den familieejede virksomhed, men certificeringerne har sat arbejdet i system.

”Det, certificeringerne og GRAKOM hjælper os med, er at få det, vi gør til hverdag, dokumenteret. På den måde fungerer GRAKOM som vores eksterne ESG-afdeling,” siger han, og fortsætter:

”Certificeringen er vores garanti overfor kunderne. Det er ikke bare noget, vi siger. Vi dokumenterer det også.”

Certificeringer er nødvendige, hvis Kailow vil deltage i visse offentlige udbud. Men arbejdet handler ifølge Bjørn Buch Pallesen også om, hvordan, Kailow ønsker at drive sin produktion.

”Det er ikke altid den billigste løsning. Det kan være økonomisk udfordrende og administrativt krævende. Men det er også en ledelsesbeslutning og en strategisk beslutning om at tage et samfundsmæssigt ansvar. Det stopper vi ikke med. Så må vi løse udfordringerne, efterhånden som de kommer,” siger han.

De næste forbedringer er svære at finde

Certificeringerne stiller krav om løbende forbedringer. Det kan være en udfordring for en virksomhed, som begyndte at reducere sin miljøbelastning for mange år siden.

Lige nu er Kailow i gang med omstillingen til digital produktion. Den gør det muligt at producere mindre oplag, levere hurtigere og reducere den makulatur, der opstår ved opstart af en produktion.

”Grænsen for, hvornår det kan betale sig at producere i offset eller digitalt, er kommet tættere på hinanden. De nye digitale maskiner kan klare højere oplag, og samtidig sparer vi makulatur. Derfor er det den rigtige vej for os at gå,” siger Bjørn Buch Pallesen.

Samarbejdet med GRAKOM betyder, at Kailow kan arbejde systematisk med ESG uden selv at skulle have juridisk viden om alle de regler, virksomheden skal forholde sig til.

”Formålet er ikke at overlade hele ESG-arbejdet til GRAKOM. Vi håndterer selv de opgaver, der ligger tæt på produktionen og den daglige drift. GRAKOM bliver inddraget, når lovgivningen, certificeringerne eller dokumentationen kræver særlig viden,” siger Bjørn Buch Pallesen.