Ny vejledning om persondata og personaleadministration
Vejledningen omfatter fire nye skabeloner, der kan gøre det let for medlemsvirksomhederne at overholde deres pligter i henhold til persondataforordningen i forhold til jobansøgere og medarbejdere, herunder samtykker til brug af portrætbilleder på virksomhedens hjemmeside samt optagelse af telefonsamtaler.
Vejledningen findes her: https://www.grakom.dk/services/dit-personale/under-ansaettelse/persondata-og-personaleadministration (kræver login).
Skabelonen: Persondatapolitik - rekruttering
Dokumentet skal opfylde virksomhedens oplysningspligt i forhold til jobansøgere. Tanken er, at virksomheden henviser til politikken i dens stillingsopslag og/eller henleder jobansøgeres opmærksomhed herpå. Politikken placeres på virksomhedens hjemmeside.
Politikkens indhold skal naturligvis svare til de faktiske omstændigheder og virksomhedens ønsker. Forslaget skal derfor grundigt gennemlæses, inden det tages i brug.
Skabelonen kan blive ændret, når Datatilsynets vejledning om personaleadministration udkommer.
Skabelonen: Persondatapolitik – medarbejdere
Dokumentet skal opfylde virksomhedens oplysningspligt i forhold til dens medarbejdere. Tanken er, at virksomheden henviser til politikken i dens personalehåndbog og/eller indarbejder politikken heri. Politikken placeres på virksomhedens intranet.
Politikkens indhold skal naturligvis svare til de faktiske omstændigheder og virksomhedens ønsker. Forslaget skal derfor gennemlæses grundigt, inden det tages i brug.
Skabelonen kan blive ændret, når Datatilsynets vejledning om personaleadministration udkommer.
Skabelonen: Samtykkeerklæring til anvendelse af billeder af medarbejdere på virksomhedens hjemmeside
Portrætbilleder af medarbejdere og billeder taget af medarbejdere på arbejde kan som udgangspunkt kun offentliggøres på virksomhedens hjemmeside, hvis medarbejderen har givet samtykke hertil.
Samtykket skal være frit, og samtykket kan til enhver tid tilbagekaldes, ligesom det ikke må have ansættelsesmæssige konsekvenser for medarbejderen, hvis ikke medarbejderen samtykker, eller hvis samtykket tilbagekaldes.
Der er ikke krav om et skriftligt samtykke, men af bevismæssige årsager, anbefaler Grakom, at samtykket indhentes skriftligt. Grakom fraråder, at samtykket indskrives i medarbejdernes ansættelseskontrakter.
Dokumentet skal sikre, at virksomheden kan godtgøre, at den har samtykke til anvendelse af billeder af medarbejderne på dens hjemmeside.
Tanken er, at virksomheden anmoder samtlige relevante medarbejdere om at udfylde og underskrive erklæringen. Samtykket arkiveres i medarbejderens personalemappe.
Skabelonen: Samtykkeerklæring fra medarbejdere til optagelse af telefonsamtaler
Dokumentet skal sikre, at virksomheden kan godtgøre, at den har samtykke til optagelse af medarbejdernes telefonsamtaler i fald virksomheden optager samtaler.
Tanken er, at virksomheden anmoder samtlige relevante medarbejdere om at udfylde og underskrive erklæringen. Samtykket arkiveres i medarbejderens personalemappe.
Samtykket fra den anden part i telefonsamtalen, fx en kunde, indhentes ved indtastning eller på anden måde.
Se Grakoms persondataserie på YouTube. Del 13 omhandler specifikt emnet persondata og personaleadministration.
