Fra nysgerrighed til struktur: Sådan arbejder Effection strategisk med AI

Effection startede med en eksperimenterende og inkluderende tilgang til arbejdet med AI, hvor alle medarbejdere, der havde lyst, kunne få en licens til ChatGPT.

”Der er altid nogle, der er nysgerrige, og som går forrest, og dem skal man lytte til. Vi gjorde meget ud af at fortælle fra starten, at AI skal assistere og ikke er en erstatning,” siger Nicolai Juul Falkenlund, der er COO i Effection.

Men man gjorde sig også mange tanker omkring, hvordan man skulle gribe indførelsen af kunstig intelligens an, og besluttede, at det var vigtigt at have en styrmand. Derfor blev Nico Dorfer hentet ud af e-commerce-afdelingen og udnævnt som ansvarlig for arbejdet med at drive generativ kunstig intelligens frem i virksomheden. Han udarbejdede en strategi under navnet AIDE – AI Driven Effection, som er blevet præsenteret for bestyrelsen og medarbejdere.

”For at AI kan blive en reel samarbejdspartner for vores medarbejdere, blev det på det her tidspunkt vigtigt for os, at der er en ledelsesmæssig styring og struktur i AI-arbejdet. Især når det gælder data og adgangsbeskyttelse,” siger Nicolai Juul Falkenlund og fortsætter:

”Vi startede med ChatGPT, men har valgt at gå over til CoPilot, da vi i forvejen har Microsoft-løsninger. Med CoPilot er der adgang til dokumenter og al den viden, vi har liggende i vores databaser. Derfor er det ekstremt vigtigt at have styr på, hvilke dokumenter forskellige medarbejdere har adgang til. Samtidig har vi skullet sikre os, at man ikke fik gamle dokumenter op, som lå i vores database, men som ikke længere var gældende.”

Find en time

Forankringen hos medarbejderne skete bl.a. via en tværgående gruppe med en medarbejder fra hvert team. Gruppen samler op på, hvad der bliver prøvet af rundt omkring i organisationen, og deler erfaringer på tværs.

”Vi har nedsat en tværfaglig gruppe, for hvis AI skal forgrene sig, er det vigtigt med nogle fanebærere. Desuden har vi en kanal på Viva Engage, hvor vi deler al viden om AI,” siger Nico Dorfer, der har fået titel af Digital Innovation Lead.

Effection har konceptet ’Find en time’, hvor medarbejdere opfordres til at afprøve nye metoder, som enten kan udvikles til ydelser eller føre til tidsbesparelser. Her spiller AI også en rolle.

”Vi vil gerne opfordre til, at man tænker i nye baner. Og for at få folk til at dele deres nye måder at arbejde på, deler vi slik og gaver ud hver uge og hver måned til dem, der kommer med idéer, som kan inspirere andre. Og hvert år tager den afdeling, der kommer med flest idéer, ud at spise sammen,” siger Nicolai Juul Falkenlund.

Idéer bliver vurderet og præsenteret for ledelsen

Idéer, der handler om AI, kommer altid ind forbi Nico Dorfer, så de kan blive vurderet og prioriteret. På den måde sikrer man, at organisationen ikke løber i forskellige retninger.

”Vi vil gerne vurdere potentialet i idéerne. Det kan være små idéer, vi bare kan implementere. Det kan også være store idéer, der skal forbi ledelsen eller bestyrelsen, der så tager beslutning i forhold til budget og output,” siger Nico Dorfer.

Ofte lægges idéerne ind i en prompt, som Nico Dorfer har udarbejdet fra forskellige parametre, så alle idéer bliver vurderet efter de samme parametre.

”Prompten hjælper med at give scorer på idéen. Vi kan så analysere idéen i forhold til, hvad der skal bruges, fx hvis man skal have et nyt system og hvilket, samt om vi skal have udviklere på, eller om vi selv kan klare det. Og efterhånden som vi lægger idéer ind, bliver prompten klogere og klogere,” siger Nico Dorfer og tilføjer:

”Det betyder også, at jeg kan præsentere nye idéer på en ensartet og struktureret måde for ledelsen eller bestyrelsen hver gang.”

Hovedagent sikrer ensartethed

Et interessant fokusområde for Effection lige nu er at bygge små AI-agenter, som kan samarbejde.

”Vi skal ikke have al information ind i en agent. Derfor bygger vi forskellige agenter, der hver især kan noget, men som arbejder sammen. Fx kan vi med en agent for tone of voice, en for kvalitetssikring og en for governance sørge for, at selv når medarbejderne selv bygger agenter, så vil de tre være underliggende og sikre, at der er styr på outputtet,” siger Nico Dorfer.

Effection er oppe på i dag at have 30 agenter og arbejder på at udvikle en hovedagent – en Effection-assistent – som kan trække på de relevante agenter, den enkelte medarbejder har adgang til.

”Det betyder, at medarbejderen ikke selv skal sidde og vælge mellem agenterne. Målet er, at vi har kvalitetssikringsagenter, så vi kan styre, at der ikke kommer misinformation ud til dem, der bruger agenterne,” siger Nico Dorfer.

Husk vedligeholdelse og videreudvikling

En af de store udfordringer i arbejdet med kunstig intelligens er at sikre vedligeholdelse og videreudvikling. Det handler bl.a. om at styre, hvilke dokumenter AI kigger i, og dermed, at den ikke bruger forældet information. Her arbejder Niels Theilmann Knudsen, der er optimization specialist og udvikleren af mange af de små rådgivningsagenter, med at skabe en struktur for al produktionsorienteret viden og med at sikre, at den altid er valid.

”Det kan være gamle vejledninger, som den ikke skal kigge ned i. Det kan også være, hvilke produkter leverandørerne kan levere. Det er ekstremt vigtigt, at vi får afgrænset den viden, der dukker op,” siger Nico Dorfer.

Derudover er der udfordringer med interne betegnelser og sprogbrug.

”Fx kan alu-sandwichplader blive kaldt alt fra DiBond, iBond, SkyBond m.m., og vi skal jo ikke gøre det besværligt for medarbejderen, så sådanne ting skal vi også kunne løse,” siger Nico Dorfer.

Giver det værdi?

Hos Effection har man ikke oplevet modstand mod AI fra medarbejdernes side, men der var i starten lidt berøringsangst. Det var derfor, at man valgte at give alle, der havde lyst, adgang til en betalt version af ChatGPT, så de kunne prøve det af i eget tempo. Og så startede man med de lavthængende frugter og har siden bygget mere på.

”Vi vil jo gerne have et mål for ROI, men det er svært at sige præcis lige nu, hvilken værdi det giver os. Men vi er slet ikke i tvivl om, at brugen af kunstig intelligens sparer tid,” siger Nicolai Juul Falkenlund.

Effection har da også allerede vundet en kundeopgave, hvor AI kunne løse en kompleks opgave. Og især i den grafiske afdeling sparer man rigtig meget tid og har også hentet opgaver ind, som man nu bruger AI til i stedet for at få lavet ude i byen.

”Så vi er ikke i tvivl om, at det er den vej, vi skal gå, og vi kommer også til at kunne måle på, hvad det reelt giver os,” siger Nicolai Juul Falkenlund.

Artiklen blev første gang bragt i GRAKOMs magasin: Kommunikationsindustrien 4/2025.