AI flytter ind i den grafiske virksomheds arbejdsgange

Hvordan kan kunstig intelligens bruges i den grafiske industri, og hvad kommer teknologien til at betyde for virksomhederne og deres medarbejdere?

Det var omdrejningspunktet for både et oplæg med Simon Cooper, CEO i Onlineprinters, og en efterfølgende paneldebat på Sign Print & Pack.

Simon Cooper fortalte om erfaringerne med AI i en større grafisk organisation. Her bliver teknologien bl.a. brugt i forbindelse med ordreflow, prepress, kundeservice og interne it-systemer.

Hans hovedpointe var, at AI ikke kun har gjort det muligt at udføre de eksisterende opgaver hurtigere. Teknologien har også givet anledning til at begynde forfra og spørge, hvad kunden egentlig forsøger at få løst.

“AI did not just make us faster. It let us start again,” lød det på en af hans slides.

Filen kan blive begyndelsen på ordren

Et eksempel var den traditionelle rækkefølge i en bestilling. Normalt vælger kunden først produkt og specifikationer og afleverer derefter sin trykfil. Men ifølge Simon Cooper er det værd at spørge, hvorfor ordren skal komme før filen.

I den arbejdsgang, han præsenterede, kan filen i stedet blive udgangspunktet. AI analyserer filen og hjælper med at finde frem til det relevante produkt. Samtidig kan en del af kontrollen af materialet ske som en del af bestillingen.

Det ændrer placeringen af prepress i ordreflowet. Opgaver som kontrol af fil, opløsning og format kan håndteres tidligere og i større omfang automatisk.

Data skal finde de ordrer, der kræver handling

Et andet eksempel handlede om overblikket over ordrebeholdning. Når en virksomhed håndterer mange ordrer, kan det være vanskeligt for medarbejderne løbende at finde dem, der er gået i stå eller kræver en vurdering.

I stedet kan AI samle oplysninger fra arbejdsgangen, identificere de ordrer, der kræver opmærksomhed, og give medarbejderen et forslag til næste handling.

Samme princip kan bruges i kundeservice. Oplysninger fra ordrehistorik, mails og andre kundekontakter kan samles, så medarbejderen får et bedre grundlag for at svare og følge op.

AI kan ændre den grafiske branche

I den efterfølgende paneldebat om hvordan kunstig intelligens vil forandre det grafiske landskab, deltog Søren Stemann Beck fra GRAKOM, Esben Mols Kabell fra Scandinavian Print Group, Jesper Daugaard fra Prinfo og innovator og forfatter Steffen Kirkegaard.

Der var bred enighed om, at AI vil påvirke både arbejdet og behovet for kompetencer i den grafiske industri. Det gennemgående budskab var, at AI ikke kun handler om at automatisere enkelte opgaver. Teknologien giver virksomhederne mulighed for at se på deres samlede arbejdsgange på ny.

Der var forskellige vurderinger af, hvad AI vil betyde for beskæftigelsen i den grafiske branche. Nogle pegede på, at virksomhederne kan få brug for færre medarbejdere til bestemte opgaver, når den enkelte medarbejder vha. AI kan håndtere mere. Det kan bl.a. få betydning for grafisk arbejde og kundeservice.

Andre forventede, at lavere omkostninger og lettere adgang til grafisk produktion kan skabe flere opgaver og nye funktioner. Den tid, der bliver frigivet, kan også bruges på andre opgaver, som mere aktiv kundekontakt og proaktivt salg.

Panelet pegede også på, at det kan blive lettere at udvikle en webshop eller andre digitale indgange til en grafisk virksomhed. Det kan sænke grænsen for, hvad det kræver at etablere en virksomhed i branchen og dermed ændre konkurrencen.

Begynd med en konkret opgave

Søren Stemann Beck anbefalede, at de virksomheder i den grafiske industri, der endnu ikke er kommet i gang med AI, først og fremmest begynder med en konkret og afgrænset opgave.

Jesper Daugaard opfordrede virksomhederne til at være nysgerrige på, om opgaver kan løses på en anden måde. Samtidig pegede han på, at brugen af AI er et ledelsesansvar, hvor man skal skabe rammer for, hvordan medarbejderne kan afprøve nye løsninger.

Esben Mols Kabell opfordrede til, at man gav medarbejderne et konkret skub til at tage AI-værktøjerne i brug. Han fortalte om en grafiker, der blev bedt om at løse sine opgaver med AI fremfor Adobe. Efter halvanden uge kunne hun løse opgaverne hurtigere end hun plejede.

Panelet var enige om, at virksomhederne skal gå helt konkret i gang og finde opgaver, hvor AI kan afprøves. Hvis det er vanskeligt at tage det første skridt, var et af rådene at få hjælp fra nogen, der allerede har erfaring med AI.

Samtidig kan udviklingen ændre IT-funktionens rolle. Når medarbejdere tættere på opgaverne bliver mere involveret i at udvikle løsninger, skal IT-funktionen bl.a. stille systemer og data til rådighed og sikre rammerne for anvendelsen.

Data og sikkerhed skal være på plads

Virksomhederne skal have styr på de data, som AI skal arbejde med. Hvis oplysningerne ligger spredt i forskellige systemer eller ikke er struktureret, bliver det vanskeligere at bruge dem sammen med AI.

AI bør heller ikke have adgang til at ændre oplysninger på tværs af virksomhedens systemer, uden at virksomheden har styr på rettigheder, kontrol og sikkerhed. Nye løsninger bør først prøves i et afgrænset miljø, så fejl ikke påvirker den daglige drift. Panelet fremhævede også behovet for sikkerhedskopiering og for at kontrollere kvaliteten af de data, systemerne arbejder med.

Der skal desuden være mennesker inde over, når AI bruges til at træffe beslutninger eller levere oplysninger videre til kunder og medarbejdere. AI kan finde mønstre og komme med forslag, men resultatet afhænger både af datagrundlaget og af de rammer, virksomheden har sat.